Total Cost of Ownership (TCO)

Cortar custos é algo muito relevante para os negócios, obviamente. Acontece que é fundamental uma boa compreensão dos componentes que definem o custo de algo. Por que, como dizia Bastiat, há uma parte em que se vê e outra que não se vê. Um termo importante nesse sentido, quando pensamos em software, é o TCO (Total Cost of Ownership), que engloba não apenas o custo de compra ou confecção, mas de manutenção, operação, treinamento, e tudo mais envolvido.

Então, este post explora os conceitos fundamentais como a compreensão da classificação contábil de CAPEX e OPEX; a compreensão do ROI no contexto; e estudos de caso. Além desse artigo temos outros como Fuja da otimização prematura ou Domain Driven Design estratégico, que podem ser interessantes como complemento.

TCO – Total Cost of Ownership (Custo total de propriedade)

Esse conceito é fundamental na gestão empresarial, muito relevante para TI embora seja aplicável a outros mercados. Assim, entenda que a entrada de um novo software numa empresa se dá, normalmente, por formas como: comprar ou fazer (do inglês: do or buy).

Para exemplificar didaticamente: quando a decisão é por comprar um produto de prateleira, muitas vezes diferentes fornecedores são consultados, e uma solução é escolhida. A partir daí se inicia um projeto, com definição de stakeholders, método, tempo de projeto, expectativas, comunicação entre outros. Digamos que o projeto dure cerca de 1 mês entre entrevistas, treinamento, instalação, acompanhamento e homologação. Após esse período o fornecedor sai do cenário. Digamos que esse projeto todo custou para a empresa 10.000,00 USD para utilizarmos como referência.

Embora o custo de aquisição em si tenha sido de 10K USD há variáveis ocultas que o TCO ajuda a elucidar. Por exemplo:

• o treinamento ocorreu nesse momento do projeto, mas como serão os treinamentos futuros?
• As atualizações são gratuitas ou precisam de novos desembolsos?
• Quem vai orientar os usuários em caso de dúvidas sobre o uso ou mesmo eventuais falhas na ferramenta?
• A empresa possui uma estrutura de service desk para lidar com os indicentes que envolvem o produto?
• a empresa será proprietária do produto, terá mensalidade ou uma estrutura de SaaS?

Ao entender o TCO, as empresas podem tomar decisões mais informadas e alinhadas com seus objetivos estratégicos. Ao adotar uma abordagem de TCO, as organizações podem otimizar seus investimentos, reduzir custos desnecessários e maximizar o valor de longo prazo, ao mesmo tempo em que mantêm a eficiência e a competitividade.

Capex versus Opex

Então, seguindo o racional do TCO, é interessante entender de que maneira esse custo se dá no negócio. Para fins contábeis há duas grandes estruturas de custo, O OPEX e o CAPEX.

Um é o Operational Expenditure que representa os custos de itens ligados a operação da empresa. Então, digamos que a empresa tenha um software de CRM instalado e funcionando há anos. E também digamos que há um help desk que é capaz de lidar com chamados desse produto. Os custos associados a manutenção desse CRM são OPEX. Normalmente itens ligados a sustentação ou manutenção são OPEX.

Já o Capital Expenditure lida com investimentos. Imagine que a empresa está adquirindo um sistema de ERP de mercado em substituição ao construído dentro da própria empresa. Esse projeto é transitório que tem o objetivo de fazer a empresa progredir, apostando que a solução nova trará vantagens frente ao atual. Esse custo é CAPEX. Normalmente custos ligados a projetos, inovação e investimentos são CAPEX.

Entenda que não é questão de dizer que um é melhor do que o outro, mas é de se entender o custo de uma operação versus a quantidade de investimentos feitos e consequentemente compreender o real valor gerado. Tudo isso deve ser somado a compreensão do custo total de propriedade envolvido. Desse modo o ativo de TI passa a ter uma dimensão mais completa de seus custos e consequentemente uma TI mais saudável.

ROI – Return on Investment (Retorno sobre o investimento)

Complementando o que vimos, o ROI é, talvez, um dois conceitos mais difundidos. Esse é mais um item fundamental da gestão empresarial e da gestão financeira das organizações. De modo bem resumido, esse é um indicador para saber percentualmente se um dado investimento foi bom ou não e quanto.

Há pouco vimos o CAPEX, que é o capital empregado em investimentos, portanto o OPEX não tem preocupação direta com o ROI. Entretanto é fundamental entender que ao adquirir um software os custos operacionais dele visíveis através do TCO podem influenciar na interpretação sobre a qualidade de um dado investimento.

Para exemplificar é bastante simples, imagine que uma empresa adquiriu um software de logística para melhor organização de sua frota, para uma empresa que tem isso como o seu core business. Esse software custou nominalmente USD 150.000,00 para a empresa adquirir, mas com o faturamento subiu de 1 milhão para 1,4 milhão em 1 ano. Então, qual foi o ROI nesse caso? 166,66% de ROI para esse investimento.

Como calcular o TCO

Pois bem, para fechar todo o raciocínio, vamos observar como exemplo a aquisição de um software para manipulação de imagens 3D para uma empresa de engenharia. Esse software chamado de 3WK tem a seguinte estrutura de custos para a modalidade de instalação local.

• Custo de licença perpétua: 35000 USD
• Custo por usuário por mês: 0 USD
• Custo de manutenção por mês: 300 USD
• Custo de instalação e configuração por mês: 10 USD
• Custo de treinamento por ano: 2500 USD
• Custo de atualização anual: 1500 USD

Por outro lado é possível comprar o 3WK através de um SaaS, tendo a seguinte estrutura de custos:

• Custo de licença perpétua: 0 USD
• Custo por usuário por mês: 15 USD
• Custo de manutenção por mês: 0 USD (SaaS)
• Custo de instalação e configuração por mês: 0 USD
• Custo de treinamento por ano: 2500 USD
• Custo de atualização anual: 0 USD

Para consolidar o cálculo do TCO é importante criar variáveis que consigam equalizar todos os custos de todas as modalidades que estão fazendo parte da análise. Além disso é fundamental definir um horizonte de tempo para o cálculo do TCO. Isso porque, considerar o custo por mês de um dado produto no horizonte de um ano é diferente de considerar no horizonte de 5 anos. No cenário em questão as seguintes variáveis foram criadas para a avaliação:

• Custo por usuário por mês
• Manutenção total no mês
• Treinamento total no mês
• Atualização total no mês

O cenário local se for avaliado no horizonte de 1 ano, ele tem um TCO de 5060,00 USD contra 233,33 USD do cenário SaaS. Agora, ao fazer outras comparações utilizando outros anos, note que as retas se cruzam em 11 anos, considerando que não vai haver aumento de usuários nem variações nos valores.

Conclusão de Total Cost of Ownership (TCO)

O entendimento do TCO (Total Cost of Ownership) não apenas traz visibilidade para os custos completos de um ativo de TI, mas também estende sua utilidade a diferentes setores e ativos empresariais. Assim, ao identificar os custos contínuos associados à manutenção, treinamento, atualizações e outros, as organizações podem tomar melhores decisões. Além disso, a compreensão das distinções entre CAPEX e OPEX, bem como o impacto sobre o ROI, fornece uma visão holística dos investimentos e custos operacionais. Portanto, adotar uma abordagem abrangente do TCO oferece meios para otimizar investimentos, reduzir custos desnecessários e aumentar o valor a longo prazo, contribuindo para uma gestão financeira mais eficaz e sustentável.